浅述电子文件的收集与归档

一、电子文件收集的必要性 （一）草稿性电子文件处于“自生自灭”状态 目前。使用电子计算机进行办公和事务处理的单位，大部分是处于办公自动化的起步阶段。多数只用计算机起草文件。一旦打印出纸质正式文件。作为草稿性的电子文件就会被忽视。有相当一部分电子文件未被保留。而是被新起草的电子文件不断的覆盖．或因其存储载体用于其他信息的存储而被清洗。相反．不少单位在开发利用档案信息资源过程中，正在耗费大量的人力、物力．把纸质档案变成电子化。即把纸质文件扫描输入计算机，有的以图形方式存储，有的要转化成文本文件。草稿性电子文件，包含着许多重要修改过程的信息，有的具有查考价值，但如果能把草稿性电子文件保留好，将来做这项工作将会方便很多。