电子文件归档工作的思考

一、电子文件归档方式和途径的选择 电子文件的载体材料主要是磁性物质和光盘，聚酯底基是磁盘和磁带的支持体。聚酯底基具有易产生静电而吸引尘埃导致卷曲、易与磁粉脱离、伸长后不易恢复等缺点。与纸质档案载体相比，电子文件栽体材料的寿命要短得多，一般仅为5—15年。     

谈电子档案的管理

随着计算机在各行各业中的广泛应用．产生了大量的电子文件．这些电子文件在归档过程中无论从载体形式、归档办法．还是从本质属性、来源等方面看都与纸质文件有很多不同。现从档案业务管理工作、档案学理论的角度谈一谈电子档案与纸质档案的区别及须采取的措施。     

浅谈“电子文件集”在电子文件归档管理中的作用

一、电子文件归档管理的难点 纸质文件其内容、形式、结构都统一地呈现于载体之上，一旦生成便与载体成为不可分离的整体，一经修改便会留下痕迹。而电子文件其同一内容可复制到不同的存储载体上，且对其修改很难被予以证实。电子文件内容与载体的可分离性使电子文件的原始性无从辨别，电子文件内容的易更改性使其真实性鉴定成为归档管理的一大难点。而识别电子文件必须首先掌握其产生和运行的计算机软硬件环境，如何识别和利用电子文件是电子文件归档管理的另一大难点。同时，对硬件设备和软件环境的依赖性使电子文件长期保存和有效利用成为归档管理的第三大难点。为了攻克上述难点，使电子文件归档管理具有可操作性，许多档案界的专家与学者在课题研究中提出了不少新的管理思路和方法，“电子文件集”便是其中之一，它是电子文件整理的一种特殊方法，也是电子文件归档管理的重要手段。     

信息技术在档案管理中的应用

随着知识经济时代的到来和网络技术的快速发展，档案工作逐步走向电子化、信息化、网络化。档案的传统纸质载体正逐渐被光盘等载体所替代，电子文件时代已经到来。 一、电子文件的涵义 所谓电子文件是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。甚至连文件的起草、签发、催办、归档等动作过程都通过计算机在通讯线路中进行。这种变化决定了档案工作也将进入电子化时代。一是电子文件不再是直观的纸质文件，它需要借助现代办公设备才能阅读利用。二是电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递。三是电子文件的利用是可共享的，不受时间和距离的影响。四是电子文件的保存和环境要求与纸质档案不同，它对保存场地的要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。因此，档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。     

浅谈办公自动化条件下的文件归档

办公自动化改变了传统的办公手段与方式，也使档案管理的方法和手段产生了巨大的变革。其结果是使需要归档的文件产生了两大门类：电子文件和纸质文件。目前在我国，办公自动化尚未完全社会化，在相当长的一个阶段，电子文件和纸质文件将长期并存。因为二者的载体不同，差异很大，存贮和获取信息的方式有着根本性区别。因而，在文件材料的归档上相互制约，相互影响，使传统的文件立卷归档的理论与实践受到了巨大冲击。     

房地产档案的归档与保管

一、房地产档案归档要点（一）房地产档案的收集’房地产档案的收集，是档案管理工作的起点和基础，是不可缺少的重要环节。1．收集过程中，应确保每次产权登记、变更和涉及产权活动的文件材料完整、准确、详实，力求文件材料的形式、规格、各项技术指标和验收标准达到高度统一。在收集纸质档案的同时，要重视收集感光载体档案和磁性载体档案，避...     

浅议纸质文件与电子文件归档方法的融合发展问题

随着信息技术的不断发展,电子文件档案以其信息传输的优越性,对传统的纸质档案的运用造成了很大的冲击.就目前的电子信息技术,无论从易读性还是从安全性角度而言,电子文件还不能完全取代纸质文件,纸质文件和电子文不可避免的在一段时间内件相依共存.因此,探讨在实际工作中如何借助现代计算机技术,拓展传统纸质文件归档的理论与方法,实现纸质文件与电子文件两套归档方法的融合发展,是新时期档案管理亟需解决的重要现实问题.     

电子文件和电子档案单套制管理模式分析

文件和档案是历史记录,具有保存凭证、留存历史、资政育人的重要价值.随着数字化的迅速发展,电子文件和电子档案正在逐步替代传统的纸质文件和档案.特别是近年来,随着办公自动化和无纸化办公的推进,电子文件和档案具备更多优势,一方面电子文件具有资源共享快捷、多样性、节约资源及随时可办理归档手续等特点,而纸质档案需要档案工作人员花...     

浅谈怎样做好档案电子文件的归档工作

电子文件因其查阅迅速、灵活性强、存储量大的特点，越来越多地被广泛使用，但是与纸质文件相比电子文件归档颇为艰苦细致且难度较大，主要原因是大多数电子文件归档操作者有碍于传统观念，误认为电子文件不是文件而忽视其归档．或怕增加工作量而不愿承担工作；或由于电子文件对计算机系统的依赖性，使其必须借助计算机编目归档，这对不熟悉操作技术的立卷人来说，不像从事纸质文件立卷工作驾轻就熟．容易产生畏难情绪。笔者认为．推动电子文件归档工作的着眼点要高，立足点要实，     

电子档案的若干问题

电子档案的特点电子档案(电子文件)是以计算机磁盘和光盘等新型材料为载体的档案材料。传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象,计算机被广泛应用后,电子档案逐渐取代了纸质档案。电子文件由拟稿者直接写入计算机盘片,并可直接进行修改,一经形成便被存贮为办公信息数据,供档案人员、技术人员共享。关于纸质档案的管理工作,经过长期的实践,已总结出一套工     

房地产档案的归档与保管

一、房地产档案归档要点(一)房地产档案的收集房地产档案的收集,是档案管理工作的起点和基础,是不可缺少的重要环节。1.收集过程中,应确保每次产权登记、变更和涉及产权活动的文件材料完整、准确、详实,力求文件材料的形式、规格、各项技术指标和验收标准达到高度统一。在收集纸质档案的同时,要重视收集感光载体档案和磁性载体档案,避免档案载体单一的现象。2.凡属归档范围内各种形式产权文件材料都要收集齐全,收集范围包括:产权来源、产权登记以及产权变更的证明、证件,房屋及其使用土     

浅谈电子文件对档案工作的重要性

一、电子文件对档案业务管理工作的影响 1．传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象,而应用计算机后,电子文件取代了以往的文字材料,它是由拟稿者直接写在磁盘上．并在磁盘上进行修改,一经形成后．马上存贮到办公信息数据中,由档案人员、技术人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。纸质档案的管理工作经过长期实践,     

档案信息电子化问题研究

伴随着电子技术、网络通信技术的迅速发展,信息化浪潮日益高涨,档案信息电子化建设相随而来.与纸质文件相比,电子文件归档是一项更为艰苦细致且难度较大的工作,主要原因是大多数电子文件形成者误认为电子文件不是文件而忽视其归档,或怕增加工作量而不愿承担此项工作;或由于电子文件对计算机系统的依赖性,使其必须借助计算机编目归档,这对不熟悉操作技术的立卷人来说,不像从事纸质文件立卷工作驾轻就熟,容易产生畏难情绪;我认为,推动电子文件归档工作的着眼点要高,立足点要实,在规划电子文件归档工作时,应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发,顺应其规律,摸清信息产生的源头,促使电子文件归档纳入办公自动化和信息管理的工作程序,建立归档制度.     

电子文件归档管理分析

我们公司文件归档采用纸质文件归档和电子文件归档并行的方式,其中纸质文件为一年一总结,电子文件则要求即时归档.本文将分别从六个方面对电子文件归档进行论述,这六个方面包括文件收集、文件整理、文件鉴定、文件归档、文件保管和利用.     

企业产品档案数据有效性管理方法探索

引言:随着信息化技术及信息管理的发展,企业产品档案正在从传统的纸质管理模式转变为电子文件的数据管理,企业产品档案数据从接收、归档、有效控制、提供利用都是摆在企业档案管理人员面前亟待解决研究的课题。一、产品电子文件的接收、归档(一)产品电子文件的接收。企业产品档案的数据是指与产品设计、生产、制造有关,在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅     

浅谈国家标准档案中电子文件的管理

国家标准档案是标准制修订过程中形成的具有保存价值的各种文件和材料,是标准化科学研究和标准应用的重要档案史料,是国家档案的组成部分。目前,纸质的标准档案管理是按GB/T11822《科学技术档案案卷构成的一般要求》、《标准档案管理办法》执行的,但对国家标准档案资料中的电子文件迄今尚未系统地收集和归档管理。随着计算机及网络技术的广泛应用、国家标准制修订速度的加快和数量增多,电子文件的数量正在迅速增加。1999年国家发布了《电子文件归档与电子档案管理办法》,本文就如何落实该管理办法,提出粗略的看法。1提高对标准电子文件归…     

浅谈电子文件对档案业务管理工作的影响

随着社会的发展信息化的到来,出现了新的文件方式——电子文件,所谓电子文件是指人们在社会活动中形成的,以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料,它与纸质档案有许多不同,是可共享、不受时间和距离的限制的,但对计算机有很强的依赖性,这对档案管理提出了新的要求。现论述了电子文件对档案业务管理工作的影响及其对策。     

浅述电子文件的收集与归档

一、电子文件收集的必要性 （一）草稿性电子文件处于“自生自灭”状态 目前。使用电子计算机进行办公和事务处理的单位,大部分是处于办公自动化的起步阶段。多数只用计算机起草文件。一旦打印出纸质正式文件。作为草稿性的电子文件就会被忽视。有相当一部分电子文件未被保留。而是被新起草的电子文件不断的覆盖．或因其存储载体用于其他信息的存储而被清洗。相反．不少单位在开发利用档案信息资源过程中,正在耗费大量的人力、物力．把纸质档案变成电子化。即把纸质文件扫描输入计算机,有的以图形方式存储,有的要转化成文本文件。草稿性电子文件,包含着许多重要修改过程的信息,有的具有查考价值,但如果能把草稿性电子文件保留好,将来做这项工作将会方便很多。     

论档案管理信息化势在必行

档案信息化建设是指是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库，现就档案物管理信息化进行简要分析。     

浅谈"电子文件集"在电子文件归档管理中的作用

一、电子文件归档管理的难点 纸质文件其内容、形式、结构都统一地呈现于载体之上,一旦生成便与载体成为不可分离的整体,一经修改便会留下痕迹.而电子文件的同一内容可复制到不同的存储载体上,且对其修改很难被予以证实.